Privacy- en Cookiebeleid 

Dit is het Privacy- en Cookiebeleid van VidaXL B.V. (hierna: ‘vidaXL). Hierin leggen we uit hoe vidaXL omgaat met persoonsgegevens. We krijgen deze gegevens via de Webshop www.vidaxl.nl (hierna: de “Webshop”) en corporate.vidaxl.com (hierna: de “Corporate Website”). Daarnaast krijgen we persoonsgegevens wanneer klanten offline contact met ons opnemen, bijvoorbeeld om informatie op te vragen. Ook gaat deze verklaring over de cookies die we gebruiken op de Webshop.

1. DEFINITIES

In dit Privacy- en Cookiebeleid van vidaXL worden de volgende begrippen gebruikt:

Webshop: de Webshop www.vidaxl.nl en iedere andere door vidaXL aangewezen Webshop, URL of applicatie.

Interactie: het gebruiken van functies op de webshop, zoals de Verlangslijst, Checkout, Nieuwsbriefaanmelding, Mijn Account, Veilingen en de Chat.

Webshopbezoeker: een klant die voor de eerste keer op de webshop komt en geen interactie heeft met de webshop.

Webshopklant: een klant die interactie heeft met de Webshop.

Account: het account dat de klant via de Webshop moet aanmaken om een bestelling te kunnen plaatsen.

Privacy- en Cookiebeleid: het Privacy- en Cookiebeleid van vidaXL.

2. DE VEILIGHEID VAN JE PERSOONSGEGEVENS

Bij vidaXL houden we rekening met de privacy van onze klanten, zakenrelaties en gebruikers van de Webshop. We zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die vidaXL heeft verkregen, wordt beschermd en vertrouwelijk wordt behandeld.

3. VERZAMELING EN GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

3.1 WEBSHOPBEZOEKER

Om het bezoek aan de vidaXL webshop aantrekkelijk te maken voor jou als bezoeker, verzamelt vidaXL informatie over jouw persoonsgegevens en navigatiegedrag op de webshop, en of je via een van onze advertentiepartners op de vidaXL webshop terecht bent gekomen. Onder deze gegevens vallen bijvoorbeeld:

• Land
• Bekeken producten
• IP-adres
• Hoe je bent binnengekomen op onze webshop
• Waar je onze webshop verlaat
• Met wat voor apparaat je onze webshop bezoekt

Bovenstaande informatie wordt onder andere gebruikt om webshopbezoekers beter te begrijpen, de juiste webshop te laden en relevante advertenties te tonen.

3.2 WEBSHOPKLANT

Van webshopklanten verzamelen we dezelfde informatie als van webshopbezoekers, aangevuld met informatie die de klant actief met ons deelt, bijvoorbeeld:

• Voorkeuren in de verlanglijst
• Bestelde producten
• Contactgegevens

3.2.1 KLANTACCOUNT

Om via de Webshop bestellingen te kunnen plaatsen, mee te kunnen doen aan veilingen en om reviews te kunnen geven, heb je een account nodig. Om een account aan te kunnen maken, moet je de volgende (persoons)gegevens invullen:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Wachtwoord

Voornoemde gegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Het maken en beheren van je account
• Tegengaan van fraude, misbruik en/of oneigenlijk gebruik van je account
• Het tonen van je bestelde producten in je account.
• Het optimaliseren van claims en het bijhouden van de contactgeschiedenis m.b.t. webshopbestellingen van producten aangeboden door derde partijen.

De gegevens worden in ieder geval bewaard zolang je een account hebt bij vidaXL.

3.2.2 BESTELLINGEN

3.2.2.1  CHECKOUT – BEZORGADRES

Via je account kun je bestellingen plaatsen voor producten die op de Webshop worden aangeboden. In het kader van bestellingen zal je, naast de gegevens die noodzakelijk zijn voor het aanmaken van een account, onder andere de volgende gegevens moeten verstrekken met betrekking tot het bezorgadres:

• Naam
• E-mailadres
• Bezorgadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam (indien van toepassing)
• BTW nummer (indien van toepassing)
• KvK nummer (indien van toepassing)

De hiervoor genoemde gegevens en jouw accountgegevens worden onder andere gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Om je op de hoogte te houden van de status van je bestellingen
• Om de bestelling/overeenkomst uit te kunnen voeren, waaronder de levering en de zgn. after sales-verplichtingen
• Facturatie
• Ter verbetering van onze dienstverlening
• Om  vragen en klachten af te handelen
• Om marketingactiviteiten te personaliseren
• Om bestellingen te plaatsen uit naam van een bedrijf

3.2.2.2  CHECKOUT – FACTUURADRES

Nadat je de gegevens voor het bezorgadres hebt ingevuld, worden de volgende gegevens gevraagd voor je factuuradres:

• Bedrijfsnaam (indien van toepassing)
• Naam
• Factuuradres
• Telefoonnummer
• Betaalmethode

Deze gegevens worden onder andere gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Zodat ze getoond kunnen worden op de factuur
• Om contact op te kunnen nemen m.b.t. de afronding van de bestelling, facturatie of levering
• Om de betaling te kunnen ontvangen en om het checkoutproces te optimaliseren
• Om fraude en hacking te voorkomen
• De gekozen betaalmethode en je IP-adres worden doorgestuurd naar onze betaalprovider Adyen, waarna Adyen de betaling afhandelt

3.2.2.3  BESTELLINGEN BIJ DERDE VERKOPERS

Via jouw account kun je ook bestellingen plaatsen voor producten van derde verkopers (hierna: “Andere Verkoper(s)”) die op de Webshop worden aangeboden. vidaXL stuurt je NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer aan Andere Verkopers, zodat je bestelling door de Andere Verkoper(s) kan worden afgehandeld.

vidaXL gebruikt voor de communicatie tussen jou en Andere Verkoper(s) een communicatie-applicatie. Deze communicatie wordt namens vidaXL opgeslagen en kan door vidaXL worden ingezien en gebruikt om:

• Jou en/of de Andere Verkoper(s) in geval van vragen en/of problemen te ondersteunen
• Te beoordelen of de Andere Verkoper(s) aan de gestelde service levels voldoen
• Het proces te verbeteren

3.2.2.4  CHECKOUT – ALGEMENE BETAALMETHODE ADYEN

vidaXL werkt samen met Adyen om betalingen van bestellingen op de webshop mogelijk te maken. Adyen biedt de volgende betaalwijzen aan: iDeal, Overboeking Nederland, Paypal, Bancontact/Mistercash, Sofort, Visa Card en Mastercard.

Om betalingen via Adyen mogelijk te maken, wordt onder andere de volgende informatie verzameld:

• E-mail
• Bedrijfsnaam (indien van toepassing)
• Naam
• Factuuradres
• Bezorgadres
• Telefoonnummer
• Bestelwaarde
• IP-adres
• Ordernummer
• Apparaat
• Betaalmethode

Deze gegevens worden onder andere gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Om een betaalnotificatie via email te versturen
• Om het risico op fraude in te schatten
• Om het ordernummer door te kunnen sturen via email in het geval van betaling of annulering van de order
• Om de bestelwaarde en de betaalmethode door te sturen, zodat kan worden gecontroleerd of de betalingen via de gekozen betaalmethode worden ontvangen. Verder kan er beter worden geholpen bij vragen over betaling, annulering of terugbetaling en kunnen foutmeldingen tijdens betalen worden verminderd, waardoor de bestelervaring beter is.

3.2.2.5  CHECKOUT – BETAALMETHODE KLARNA (ACHTERAF BETALEN)

Wanneer je “Klarna Factuur” als betaalwijze kiest, stem je ermee in dat wij de volgende (persoons)gegevens verzamelen en aan Klarna AB, Sveavägen 46, 11134 Stockholm, Zweden (hierna: “Klarna“) ter beschikking stellen:

• NAW-gegevens
• Geboortedatum
• Geslacht
• E-mailadres
• IP-adres
• Telefoongegevens
• Gegevens omtrent de bestelling (zoals het bezorgadres, factuuradres, het aantal artikelen, het artikelnummer, de klantgroep, de betaalmethode, het factuurbedrag en de BTW uitgedrukt in procenten)

De hiervoor genoemde gegevens en jouw accountgegevens worden door Klarna onder andere gebruikt voor de volgende doeleinden:

• De afwikkeling van de koop op rekening
• Voor een controle van de identiteit en de solvabiliteit door een kredietbureau

Jouw persoonsgegevens worden door Klarna behandeld in overeenstemming met de geldende voorschriften voor de bescherming van persoonsgegevens en de bepalingen in de privacyverklaring van Klarna zoals vindbaar op de Webshop van Klarna (www.klarna.com).

3.2.3 VEILINGEN

Via je account kun je deelnemen aan veilingen die op de Webshop plaatsvinden. Om deel te nemen aan veilingen zal je, naast de gegevens die noodzakelijk zijn voor het aanmaken van een account en het plaatsen van bestellingen, ook een zgn. “bidder nickname” op moeten geven. Andere klanten kunnen jouw bidder nickname ook zien.

Deze bidder nickname wordt in combinatie met je account- en bestelgegevens gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Beheer en organisatie van de veilingen
• Bestrijding van c.q. controle op fraude, misbruik en/of oneigenlijk gebruik

3.2.4 VERLANGLIJST

Je kunt in de webshop een eigen Verlanglijst opstellen. Als je producten aan je verlanglijst toevoegt terwijl je bent uitgelogd, blijven deze producten 30 dagen in je Verlanglijst staan.

Onder andere de volgende gegevens worden verzameld, ongeacht of je in- of uitgelogd bent:

• IP-adres
• Surfgedrag

Als je producten aan jouw Verlanglijst toevoegt terwijl je bent ingelogd, kun je je Verlanglijst altijd terugvinden in “Mijn account”.

Deze gegevens worden verzameld voor marketingdoeleinden en zodat vidaXL je Verlanglijst kan onthouden wanneer je terugkeert op de Webshop.

3.2.5 REVIEWS

3.2.5.1 PRODUCTREVIEWS

Je kunt producten op de Webshop beoordelen via Mijn Account. Je kunt alleen een review over een bepaald product geven als je het betreffende product hebt gekocht. Als je een beoordeling geeft, worden onder andere de volgende gegevens verzameld, zodat de bestelling aan de juiste beoordeling en het juiste e-mailadres kan worden gelinkt.

• Naam
• E-mailadres
• Product
• Ordernummer

Deze informatie wordt gebruikt om de productreviews op de Webshop te kunnen tonen en om contact op te kunnen nemen met de klant en eventuele klachten af te kunnen handelen.

3.2.5.2 WEBSHOPBEOORDELINGEN

Je kunt via de Webshop een beoordeling geven over de Webshop en (de service van) vidaXL. Ook hier geldt dat je eerst een bestelling moet hebben geplaatst om een beoordeling te kunnen geven. Om de service van vidaXL te beoordelen, worden de volgende gegevens verzameld:

• Naam
• Woonplaats

De gegevens worden verzameld om contact op te kunnen nemen en eventuele klachten af te kunnen handelen.

Je kunt via de Webshop een review geven door op de knop “Schrijf een review” of een soortgelijke link te klikken. Je wordt vervolgens doorgeleid naar de Webshop van een derde partij, een contractpartner van vidaXL die gespecialiseerd is in klantbeoordelingen. Via deze website kun je de review invullen en plaatsen nadat je akkoord bent gegaan met de voorwaarden van deze partij. Deze derde partij is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. vidaXL verwijst in dat geval naar de (privacy) voorwaarden die de betreffende partij hanteert.

3.2.5.3 BEOORDELINGEN VAN DERDE VERKOPERS

Indien je via de Webshop een product koopt van derde verkopers (hierna: “Andere Verkoper(s)”), ontvang je een e-mail met het verzoek om een review te geven over het product/Andere Verkoper. Wanneer je een review geeft, wordt deze geplaatst op de zogenaamde “seller page” van de betreffende Andere Verkoper. Daarbij zijn de volgende (persoons)gegevens zichtbaar in de review op deze pagina:

• Beoordeling Andere Verkoper
• Ervaring met de Andere Verkoper/het gekochte product
• Naam

De hierboven genoemde gegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Onderzoek naar de klanttevredenheid over vidaXL en/of de aan haar gelieerde ondernemingen
• Onderzoek naar de klanttevredenheid over Andere Verkopers c.q. waarborgen service levels voor Andere Verkopers
• Verbetering van service en processen
• Behandelen van vragen en/of klachten
• Controle op misbruik (bijv. verstrekken van meerdere ervaringen/reviews door één en dezelfde persoon)

3.2.5.4 BEOORDELINGEN VIA ANDERE KANALEN

Je kunt een beoordeling achterlaten over vidaXL via vergelijkingsites die producten en prijzen van vidaXL tonen. Om een beoordeling achter te laten kunnen onder andere de volgende gegevens worden verzameld:

• E-mailadres
• Naam

De gegevens worden verzameld om contact op te kunnen nemen met de klant en eventuele klachten af te kunnen handelen.

Voor meer informatie over de verzamelde data word je verwezen naar de privacy policy van het betreffende andere kanaal.

3.2.6 KLANTTEVREDENHEIDSONDERZOEK

Nadat je bij vidaXL besteld hebt of nadat je contact hebt gehad met vidaXL, kunt je benaderd worden voor een klanttevredenheidsonderzoek. Dit onderzoek kunnen wij door een andere partij laten uitvoeren. Indien je deelneemt aan een dergelijk klanttevredenheidsonderzoek, zullen onder andere de volgende (persoons)gegevens worden verwerkt:

• NAW-gegevens
• E-mailadres en/of telefoonnummer
• Ervaringen met (afdelingen van) vidaXL en/of aan haar gelieerde ondernemingen
• Gegevens over een geplaatste of geleverde bestelling
• IP-adres

De hierboven genoemde gegevens worden onder meer gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Onderzoek naar de klanttevredenheid betreffende (afdelingen van) vidaXL en/of de aan haar gelieerde ondernemingen
• Verbetering van service en processen
• Behandelen van vragen en/of klachten
• Controle op misbruik (bijv. verstrekken van meerdere ervaringen/reviews door één en dezelfde persoon)

3.2.7 KLANTENSERVICE

Indien je vragen of klachten hebt over een product dat je hebt gekocht via de Webshop of over de service van vidaXL of Andere Verkoper(s), kun je ons bellen, mailen of de chat gebruiken. Je kunt de contactgegevens vinden op de Webshop. Het is ook mogelijk om gebruik te maken van het online klachtenformulier op de Webshop. Als je gebruik maakt van het online formulier, dan vragen wij in ieder geval om de volgende (persoons)gegevens:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Ordernummer (optioneel/indien van toepassing)
• Omschrijving van de aard van je klacht

Wanneer je gebruik maakt van de chatfunctie, worden alleen om je voor- en achternaam, e-mailadres en het onderwerp van de chat gevraagd.

De hiervoor genoemde gegevens worden gebruikt in het kader van de afhandeling van je klacht. Indien je klacht over een product of service van een Andere Verkoper gaat, dan zullen jouw gegevens met deze Andere Verkoper worden gedeeld, maar alleen voor zover dat noodzakelijk is in het kader van de afhandeling van de klacht.

3.2.7.1  OPNEMEN TELEFOONGESPREKKEN

Telefoongesprekken met onze klantenservice kunnen worden opgenomen voor trainings-, beoordelings- of kwaliteitsdoeleinden. Hierover word je geïnformeerd zodra je telefonisch contact opneemt met onze klantenservice. De (persoons)gegevens die worden opgenomen, worden alleen gebruikt voor de hierboven genoemde kwaliteitsdoeleinden.

De opgenomen telefoongesprekken worden zodanig bewaard en beveiligd dat deze niet toegankelijk zijn voor onbevoegden en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het betreffende doel.

3.2.8 DIGITALE NEWSBRIEVEN

Je kan je aanmelden voor verschillende nieuwsbrieven, zowel algemene als persoonlijke. De persoonlijke nieuwsbrieven worden bijvoorbeeld verstuurd op basis van je persoonlijke details, bestelhistorie en andere gegevens. Op deze manier kunnen we je een relevantere nieuwsbrief sturen. Als je graag de gratis digitale nieuwsbrieven van vidaXL wil ontvangen vragen we je, onder andere, om de volgende (persoonlijke) gegevens.

• Titel
• Voor- en achternaam
• E-mailadres

Je kan je te allen tijde uitschrijven van onze nieuwsbrieven door in te loggen met je account en jezelf uit te schrijven. Ook kan je altijd gebruik maken van de uitschrijf-link in de nieuwsbrieven zelf.

3.3 BEHANDELING VAN PERSOONSGEGEVENS

3.3.1 VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EU

Wij werken samen met derde partijen zoals Google en Facebook. Dit betekent dat de data kan worden opgeslagen op servers buiten Europa. Daar geldt andere wetgeving dan in Europa wat betreft omgang met persoonsgegevens. Deze derde partijen houden zich aan de Privacy Shield Principles en zijn aangesloten bij het Privacy Shield Programma van het Amerikaanse ministerie van Handel. Bedrijven die hierbij zijn aangesloten worden beschouwd als organisaties die voldoen aan de Europese beveiligingsstandaard voor persoonsgegevens.

3.3.2 VERSTREKKING BINNEN HET VIDAXL CONCERN

Het vidaXL-concern heeft wereldwijd verschillende vestigingen. Deze vestigingen werken nauw met elkaar samen. Daardoor kan het gebeuren dat je gegevens verwerkt worden buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). vidaXL zorgt ervoor dat je gegevens binnen het hele concern goed worden beschermd.

3.3.3 VERSTREKKING AAN DERDEN

vidaXL kan je persoonsgegevens aan derden verstrekken, om de volgende redenen: